Leistungsverzeichnisse mit KI auswerten: Möglichkeiten und Grenzen

Leistungsverzeichnisse enthalten genau die Art von Arbeit, bei der KI unterstützen kann: große Textmengen, wiederkehrende Strukturen, unterschiedliche Formulierungen und viele Informationen, die für eine Entscheidung zusammengeführt werden müssen.

Das bedeutet nicht, dass eine KI ein belastbares Angebot allein kalkulieren sollte. Sie kann aber einen erheblichen Teil der Vorbereitung übernehmen.

Was KI bei einem Leistungsverzeichnis übernehmen kann

Je nach Datenformat und Prozess kann ein Assistent:

• Positionen und Hierarchien erkennen
• Gewerke, Titel und Untertitel zuordnen
• Mengen, Einheiten und geforderte Fabrikate extrahieren
• ungewöhnliche oder unvollständige Angaben markieren
• ähnliche Positionen gruppieren
• technische Anforderungen zusammenfassen
• Bieterfragen und Prüfpunkte vorbereiten
• vorhandene Artikel oder Kalkulationsbausteine zur Prüfung vorschlagen
• einen Angebotsentwurf aus freigegebenen Textbausteinen erstellen

Die Stärke liegt dabei nicht in einer vermeintlich automatischen Wahrheit. Sie liegt darin, dass der Kalkulator schneller zu den Stellen kommt, an denen sein Urteil gebraucht wird.

Ein sinnvoller Ablauf

1. Dokumente einlesen

Das Leistungsverzeichnis und ergänzende Unterlagen werden in einem freigegebenen System verarbeitet. Bei sensiblen Daten muss vorher geklärt sein, welche Plattform genutzt werden darf.

2. Struktur und Anforderungen erfassen

Die KI überführt die Inhalte in ein einheitliches Schema. Dazu gehören Positionsnummer, Kurz- und Langtext, Menge, Einheit, Fabrikatsvorgaben und Hinweise.

3. Auffälligkeiten markieren

Fehlende Angaben, widersprüchliche Formulierungen oder ungewöhnliche Bedingungen werden nicht automatisch „gelöst“, sondern als Prüfpunkte ausgegeben.

4. Kalkulation vorbereiten

Passende Stammdaten, Erfahrungswerte oder Textbausteine können vorgeschlagen werden. Preise, Aufwände und technische Machbarkeit werden durch die zuständigen Fachleute geprüft.

5. Angebot freigeben

Erst nach fachlicher und kaufmännischer Kontrolle werden die Ergebnisse in das führende Kalkulations- oder ERP-System übernommen.

Wo die Grenzen liegen

KI kann plausible Aussagen erzeugen, die dennoch falsch sind. Besonders kritisch sind:

• verdeckte Abhängigkeiten zwischen Positionen
• projektspezifische Montagebedingungen
• unvollständige Planungsstände
• vertragliche und haftungsrelevante Aussagen
• aktuelle Einkaufspreise und Lieferzeiten
• technische Alternativen ohne vollständigen Kontext

Deshalb braucht jeder produktive Ablauf definierte Prüfschritte und eine klare Freigabeverantwortung.

Welche Daten werden benötigt?

Für einen ersten Pilot reichen häufig wenige, aber aussagekräftige Beispiele:

• einige typische Leistungsverzeichnisse
• dazugehörige freigegebene Angebote
• vorhandene Kalkulations- und Textbausteine
• Regeln für Zuschläge, Ausschlüsse und Prüfungen
• eine Liste der häufigsten Fehler oder Rückfragen

Ein Pilot sollte mit abgeschlossenen Projekten beginnen. So lässt sich das KI-Ergebnis mit der tatsächlichen Bearbeitung vergleichen, ohne ein laufendes Angebot zu gefährden.

So messen Sie den Nutzen

Vor dem Pilot werden wenige Kennzahlen festgelegt:

• Bearbeitungszeit bis zum prüffähigen Entwurf
• Zahl der manuell übertragenen Positionen
• gefundene Auffälligkeiten und fehlende Angaben
• Zeit für Rückfragen und Nacharbeit
• Anteil der Vorschläge, die übernommen werden konnten

Erst dieser Vergleich zeigt, ob die Lösung im eigenen Betrieb wirtschaftlich ist.

Der richtige Einstieg

Wählen Sie ein LV, dessen Aufbau typisch für Ihr Geschäft ist und dessen Kalkulation bereits abgeschlossen wurde. Lassen Sie die KI einen strukturierten Entwurf erzeugen und vergleichen Sie ihn mit dem damaligen Ergebnis. Danach entscheiden Ihre Kalkulatoren, welche Unterstützung tatsächlich hilfreich ist.

Eine Übersicht weiterer Einsatzfelder finden Sie in 10 KI-Anwendungen für TGA und Bau. Mit unserem interaktiven KI-Potenzialcheck können Sie außerdem verschiedene Prozesse miteinander vergleichen.

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